Tips para responder a retos tecnológicos en reuniones y talleres en línea

Independientemente del software que usemos para nuestros talleres o reuniones virtuales (Zoom, Meet, teleconferencias, Hangouts, GoToMeeting, Blackboard Collaborate, Webex, etc.) las fallas tecnológicas son inevitables.  Para navegar estos retos, es importante tanto planear con anticipación como tener estrategias para usar en el momento en que surgen.  Estos son algunos tips clave para tener en cuenta con cualquier plataforma.  Es igual importante familiarizarse con los aspectos específicos del software que se vaya a usar.

TIPS PARA ANTES DEL TALLER O REUNIÓN

• Co-facilitación: De ser posible, es recomendable tener dos talleristas o une tallerista y una persona de apoyo técnico.  Si son dos talleristas definan quién liderará qué sección y en qué momento tendrán el rol de apoyo técnico.  Tratar de cumplir todos los roles puede ser mucho para una sola persona y puede hacer más lenta la respuesta a un problema que surja.
• Organice su espacio: Haga recomendaciones a les participantes acerca de cómo adecuar su espacio para lograr la máxima interacción.  Idealmente, ello incluye: un espacio silencioso (para reducir el ruido y las distracciones), audífonos (para reducir el ruido del entorno y el eco en el audio), buena luz (para poder ver el grupo) y una conexión de internet de banda ancha.
• Maximice el espacio de su pantalla: Para quienes facilitan, tener dos pantallas para usar un escritorio extendido pueden ayudar con la posibilidad de prestar atención a todas las herramientas al tiempo.  Tener impresas en papel la agenda y sus notas puede ayudar con el manejo de las pantallas.
• Envíe las instrucciones de conexión: Envíe las instrucciones para conectarse a la sesión con suficiente anticipación y envíelas de nuevo poco tiempo antes del inicio, con un asunto claramente descriptivo para que facilite a las personas encontrar más fácilmente la información para unirse a la sesión.
• Solicite que se conecten unos minutos antes: Especialmente cuando se usa una plataforma que puede ser nueva para les participantes, invite a que las personas se conecten con unos minutos antes de la hora de inicio para poder ayudarles a que se organicen antes de comenzar.  
• Tenga un plan B para conectarse: Una mala señal u otros problemas pueden afectar toda la llamada.   Es recomendable tener un plan B (por ejemplo un número de teleconferencia) en caso de que se necesite.  De ser posible, tenga consigo los correos electrónicos y teléfonos de les participantes para tener la opción de contactarles por diferentes medios.
• Tenga diapositivas extra: Si va a usar diapositivas durante la llamada, use algunas al inicio con instrucciones sobre cómo usar la plataforma.  Las diapositivas de ayuda tecnológica que sólo se necesitarán de vez en cuando (como cuando surge un problema) pueden dejarse al final de las diapositivas y tenerlas allí en caso de que se necesiten.  Es muy útil incluir también plantillas que pueden ajustarse a actividades nuevas si hay necesidad de incluirlas.
• Envíe materiales e involucre a les participantes con anticipación: Si alguien no tiene internet y se va a conectar a la sesión llamando por teléfono, puede enviarle el juego de diapositivas con antelación.  Esta es también una oportunidad de expandir la forma en que interactúa con les participantes al pedirles que se relacionen con los materiales antes de la llamada.  

QUÉ HACER CUANDO ALGO SALE MAL

Cada reto que se presente puede superarse de múltiples maneras pero estos son algunos principios que pueden aplicarse independientemente de la situación:

• Sostenga el espacio: Como tallerista, el grupo reacciona a su tono y dirección, así que cuando surja un problema es muy útil mantener un tono de voz calmado mientras resuelve la situación.  Demostrar humildad y vulnerabilidad puede ayudar mucho.  
• Apóyese en su co-tallerista: Mantenga el curso del espacio pidiéndole a su co-tallerista o a la persona de apoyo técnico que resuelva el problema mientras usted continúa.  Estos son algunos ejemplos de cómo podría darse esta situación:
  • Veo que [participante] está teniendo problemas para conectarse. [Co-tallerista], ¿puedes por favor chequear con elle mientras yo sigo la discusión?”
  • “Veo que [participante] está teniendo problemas con su micrófono.  «[Co-tallerista] va a tratar de ayudarle por el chat privado o en un grupo pequeño mientras el resto seguimos con la discusión.”
  • “Estoy teniendo problemas de conexión.  [Co-tallerista], ¿puedes por favor facilitar esta parte mientras yo me ubico más cerca a mi router?”
• Haga una pausa: Al igual que en los espacios en persona, les talleristas pueden necesitar tomar un momento para decidir qué hacer en una situación específica.  Es perfectamente aceptable decir «vamos a tomar un descanso de 5 minutos y volvemos» o crear una actividad de reflexión individual o enviar a les participantes a trabajar en grupos pequeños o algo similar que ayuda con la agenda y a la vez le da a les talleristas una oportunidad para definir cómo seguir. 

TIPS PARA ENFRENTAR PROBLEMAS ESPECÍFICOS