Guía rápida sobre plataformas para reuniones virtuales

Hay muchas opciones tecnológicas disponibles para las reuniones de equipo y los talleres en línea y todas tienen ventajas y desventajas. La elección de un software que se adapte a las necesidades de tu grupo debe ser un proceso meditado… ¡No hay una solución que funcione para todo el mundo! 

Paso 1: ¿Cuáles son tus necesidades?

Empieza por averiguar cuáles son las necesidades de tu grupo antes de ir a buscar el software.  Por ejemplo, si te organizas en comunidades rurales con un ancho de banda bajo o irregular, tus necesidades pueden ser diferentes a las de alguien que forma grupos multilingües en un contexto urbano. ¿Vas a debatir información estratégica delicada en tus reuniones en línea?  ¿Las personas con las que intentas conectar dependen de teléfonos celulares para acceder a Internet?  Conocer a tu comunidad es clave.

Considera cada uno de los siguientes criterios. Haz clic aquí para obtener una copia de una rúbrica de selección más detallada que puedes utilizar para identificar tus necesidades y valorar distintos softwares.

• Opciones de interacción/participación. Por ejemplo, la serie de talleres en línea de Talleristas por la Justicia muestra el uso de una combinación de las siguientes herramientas para la participación: chat de audio, chat de texto, cámaras web, salas para grupos pequeños, edición colaborativa de documentos y pantalla compartida.

• Opciones para participantes por teléfono y con poco ancho de banda.
• Accesibilidad y facilidad de uso.
• Seguridad.
• Soporte lingüístico.
• Precio.

Paso 2: ¿Qué opciones hay?

La tecnología de las reuniones en línea cambia rápidamente. Constantemente se crean nuevas plataformas y las características y precios de las ya existentes también cambian. Se necesita tiempo y energía para configurar y aprender a usar una nueva plataforma, así que siempre es bueno analizar las opciones en lugar de limitarse a lo que oímos que usan otras personas.

G2.com es una buena fuente para ver las principales plataformas de videoconferencia del momento y obtener información para empezar a comparar.

Aquí hay otras listas de opciones a considerar basadas en preguntas que recibimos frecuentemente:

Opciones sin Google

Si quieres colaborar en tiempo real sin utilizar las herramientas de Google, considera estas alternativas:

• Miro – una serie de herramientas y plantillas de colaboración en vivo con algunas opciones gratuitas
• cryptpad.fr — herramientas de colaboración en vivo encriptadas
• we.riseup.net — wikis privados y colaboración en grupo
• pad.riseup.net — editor de texto colaborativo en tiempo real
• share.riseup.net — carga de archivos (pastebin e imagebin)

Otras opciones sin Google: También puedes crear diapositivas en software offline (como Powerpoint, Keynote, etc.) y compartirlas en pantalla. Con esta opción puedes usar un software con opciones de anotación que permita a las personas dibujar en la diapositiva. Otra opción es que la persona tallerista dibuje y las personas participantes interactúen en el chat o en voz alta.

Alternativas a Zoom con alta seguridad

Además de los ejemplos de las siguientes diapositivas, estas son plataformas que puedes tener en cuenta a la hora de decidir qué usar para videoconferencias o audioconferencias en vivo:

• Jitsi – conferencias web gratuitas y de código abierto para grupos reducidos
• Mumble – Chat de voz y texto gratuito y de código abierto
• Icecream – herramienta unidireccional de difusión de audio y vídeo

También puedes visitar May First Movement Technology y revisar sus alternativas a las reuniones en vivo. 

Plataformas multilingües

Estas herramientas permiten realizar reuniones multilingües en línea:

• Voiceboxer – conferencias web multilingües con audio y video
• Kudo – conferencias web multilingües con audio y video
• Zoom – opciones de subtitulado e interpretación en directo
• Stream Text – puede funcionar con Zoom para subtítulos
• Mumble – chat de voz y texto gratuito y de código abierto
• Zip DX – conferencias de audio y vídeo que permiten interpretación simultánea humana en vivo; incluye división por salas para grupos pequeños. 

Para eventos grandes

En lugar de un software general para conferencias como los anteriores, puede ser mejor una plataforma para eventos en línea. Estas plataformas pueden ser útiles cuando organizas un evento grande, por ejemplo con cientos o miles de personas, con varias sesiones, a veces en paralelo, durante uno o varios días. Si necesitas orientación para elegir una plataforma de eventos en línea, puedes consultar la formación Moving Large Events Online ofrecida por Training for Change y Social Movement Technologies, que incluye una matriz de selección y herramientas específicas para esta necesidad.

Una nota sobre las opciones de salas para grupos pequeños

Las salas para grupos pequeños son espacios más pequeños que quedan por fuera de la sala de reuniones principal. Suelen utilizarse para permitir que se oigan más voces y mantener conversaciones más profundas. Son posibles incluso sin un software sofisticado. Para más información, consulta Cómo facilitar grupos pequeños virtuales efectivamente.

Paso 3: Tomar una decisión

Cuando hayas determinado tus criterios y hayas encontrado algunas opciones que podrían funcionar, prueba el software antes de tomar una decisión. Recomendamos probar el software antes de comprometerse, incluso si es de bajo costo o gratuito. Recuerda que aprender y enseñar a utilizar una nueva plataforma toma mucho tiempo y energía. Asegúrate de que valga la pena.

En la medida de lo posible, incluye en tu prueba a personas y dispositivos que se ajusten a las prioridades de tu grupo. Por ejemplo, si el software tiene que funcionar bien en un dispositivo móvil o con un ancho de banda inestable, asegúrate de probarlo en esas condiciones.

Ten en cuenta que nuestras soluciones para reuniones y talleres virtuales suelen incluir una combinación de distintas herramientas y que cada herramienta o combinación tiene sus pros y sus contras. Estos son algunos ejemplos:

En los talleres públicos en línea de Talleristas por la Justicia, utilizamos una combinación de Zoom y Google Slides. Elegimos estas herramientas porque:

Pros: soportaban mejor el ancho de banda que muchas otras opciones del momento, ofrecían una amplia gama de métodos de participación (incluidas las salas para grupos pequeños, que eran imprescindibles para nosotros), permitían la conexión telefónica y tenían buenas funciones de accesibilidad. Además, como muchas de las personas con las que colaboramos ya utilizan estas herramientas, su uso nos permite presentarlas durante los talleres. ¡No recomendamos estas herramientas para todos los grupos o situaciones! Contras: Cuando empezamos a utilizar Zoom para nuestros talleres en línea, no había funciones de interpretación y los ajustes de seguridad eran insuficientes para algunas situaciones. El uso de Google Slides junto con Zoom para la participación también es demasiado complicado para algunas audiencias y propósitos. 

Para algunos grupos, la combinación de una conferencia telefónica y Google Docs puede ser una buena opción: Pros: es gratis, de bajo ancho de banda y apta para teléfonos fijos, no requiere instalación de software y es fácil de aprender. Contras: no hay vídeo, no se puede compartir la pantalla y no se puede grabar.

Otro grupo podría optar por una aplicación como Adobe Connect. Ventajas: diseños personalizables y funciones avanzadas, salas para grupos pequeños, posibilidad de colaborar mediante diapositivas dentro de la aplicación, pantalla compartida, grabación de las sesiones, funciones de accesibilidad y aplicación móvil disponible. Contras: precio elevado, requiere un buen ancho de banda y es un software nuevo para muchas personas.

Paso 4: Usar y evaluar

Las decisiones sobre el software rara vez son para siempre.  Aunque definitivamente no queremos cambiar de software todo el tiempo -eso puede ser agotador e ineficaz-, una vez que empieces a utilizar tu software, mantén la mente abierta y pon atención. ¿Han cambiado las necesidades de tu grupo? ¿El software ha mejorado o empeorado? ¿Existen nuevas opciones que puedan satisfacer mejor tus necesidades? Revisa periódicamente y plantéate si es hora de volver al paso 1.